Si vivís en un edificio, en algún momento te llegó esa famosa hoja que dice “Liquidación de Expensas” y te quedaste mirando los números como si fueran jeroglíficos egipcios. No te culpo: después de más de 20 años trabajando en administración de consorcios, todavía veo liquidaciones tan mal explicadas que ni quien las hizo podría leerlas sin un vaso de agua al lado.
Pero empecemos por el principio: ¿Qué son las expensas?
En pocas palabras, son los gastos comunes necesarios para que un edificio funcione: limpieza, luz, mantenimiento, seguros, personal, ascensores… todo lo que permite que vivas sin que se caiga un plafón sobre tu cabeza.
Ahora bien, entender qué incluyen, por qué aumentan y cómo leerlas es clave para saber si estás pagando lo que corresponde. Creeme: muchísima gente abre la liquidación y no sabe ni por dónde empezar. Por eso acá te lo explico como lo hacemos en nuestros consorcios: de manera simple, sin vueltas y sin letra chica.
1. Definición de expensas
Las expensas son los gastos mensuales que se distribuyen entre todos los propietarios de un edificio. Esta distribución suele hacerse según los metros cuadrados de cada unidad o el porcentual de copropiedad.
Pero esa es la teoría. En la práctica, lo que a la gente le importa es:
- ¿Por qué pago esto?
- ¿Qué incluye exactamente?
- ¿Por qué subió?
Acá es donde aparecen las confusiones. Muchas administraciones complican el desglose con decenas de rubros que no aportan claridad. Nosotros siempre decimos que una liquidación debería poder entenderla hasta un chico joven, porque si no, algo está mal explicado.
2. Tipos de expensas: ordinarias vs extraordinarias
¿Qué son las expensas ordinarias?
Son los gastos de todos los meses, los previsibles. Ejemplos típicos:
- Sueldos y cargas sociales del personal
- Limpieza
- Servicios (luz, agua, gas común)
- Ascensores
- Seguro del consorcio
- Mantenimiento básico
Las ordinarias son las que normalmente paga el inquilino… en teoría.
¿Qué son las expensas extraordinarias?
Son gastos excepcionales, como:
- Arreglos grandes (cañerías, filtraciones, fachada)
- Cambios de caldera
- Proyectos o mejoras del edificio
- Obras votadas en asamblea
- Fondos de reserva para emergencias
Estas deberían quedar a cargo del propietario, pero acá viene el problema…
La realidad: la diferencia entre ambas NO es tan clara
Lo digo después de años viendo discusiones entre propietarios e inquilinos:
legalmente no está tan definido qué es ordinario y qué es extraordinario, lo cual genera confusiones eternas y la frase que más odiamos escuchar:
“Arreglalo con el propietario”.
La normativa no ayuda y muchas administraciones tampoco lo explican bien. Por eso es tan importante una buena comunicación y un desglose claro.
3. ¿Quién debe pagar las expensas: propietario o inquilino?
En términos generales:
- Inquilino: ordinarias
- Propietario: extraordinarias
Pero como te decíamos, esto depende de:
- el contrato,
- la forma en que se desglosen los rubros,
- y cómo se defina la naturaleza del gasto.
En nuestra experiencia, la mayoría de las quejas vienen de inquilinos que no saben si lo que están pagando corresponde o no, y de propietarios que creen que “alquilan y se desentienden”. Nada más lejos de la realidad.
4. Cómo se calculan las expensas
1. Se suman todos los gastos del mes
Servicios, sueldos, mantenimiento, abonos, reparaciones, seguros.
2. Se agregan los gastos extraordinarios (si hay)
Arreglos mayores, obras y provisiones especiales.
3. Se aplica el porcentual de copropiedad
Cada unidad paga según su participación en las partes comunes.
4. Se muestra el saldo del edificio
Acá viene una parte crítica que casi nadie entiende:
- Saldo a favor del consorcio
- Saldo en contra
- Fondo de reserva
- Deuda de propietarios
Cuando hacemos las liquidaciones, siempre marcamos el flujo “de arriba hacia abajo”:
- cuánto gastó el edificio,
- cuánto tiene,
- cuánto debe,
- cuánto toca pagar.
Ese orden es clave para que cualquier persona pueda entenderlo sin sufrir.
5. ¿Por qué aumentan las expensas?
Varias razones, la mayoría inevitables:
- Ajustes salariales del personal
- Inflación de servicios y proveedores
- Aumentos de seguros
- Reparaciones urgentes
- Contratos dolarizados (ej. ascensores)
- Falta de fondo de reserva
- Deuda de algunos propietarios que termina afectando a todos
Cuando vemos liquidaciones de otros administradores, muchas veces notamos que no explican por qué subió el monto. Y eso genera desconfianza. Nosotros siempre agregamos un comentario o nota: los vecinos tienen derecho a entenderlo.
6. Cómo entender una liquidación de expensas (la guía que nadie te dio)
Esta es la parte donde más aporta nuestra experiencia personal.
A lo largo de los años tratamos de armar liquidaciones que hasta un niño pueda leer.
Si una liquidación no tiene un flujo lógico, es imposible interpretarla.
Nuestro método “de arriba hacia abajo”:
- Resumen general
- Total gastado
- Total a cobrar
- Estado del fondo de reserva
- Gastos ordinarios desglosados
En orden según normativa: sueldos, servicios, mantenimiento, etc. - Gastos extraordinarios aclarados
Con fecha, motivo y proveedor. - Movimientos de caja
Entradas y salidas de dinero claras. - Saldo final del edificio
Fundamental para saber si el consorcio está sano o en terapia intensiva. - Tu deuda o saldo individual
Literalmente lo último: primero se entiende el edificio, después tu bolsillo.
Con este sistema, la mayoría de nuestros propietarios nos dice:
“Por primera vez entiendo qué estoy pagando”.
Y esa frase, escuchada después de 20 años, no tiene precio.
7. Consejos para controlar y reducir tus expensas
- Pedí siempre una liquidación clara.
- Mirá los sueldos: suelen ser el 50%, o más, del gasto.
- Evitá obras mal planificadas: duplican costos.
- Acordá con el administrador un sistema de seguimiento mensual.
- Tené un saldo de caja estable (evita derrames sorpresivos).
- Si algo no se entiende, preguntalo: el administrador debe explicarlo.
8. Preguntas frecuentes sobre expensas
¿Qué pasa si el edificio tiene deudores?
Pagan el resto de los propietarios, porque los gastos deben cubrirse igual, y puede generar un aumento en las expensas.
¿El inquilino puede negarse a pagar algo?
Depende del contrato, pero sí puede pedir aclaración y desglose.
¿Las expensas pueden incluir multas?
Sí, si están aprobadas en asamblea y aplicadas correctamente.
Conclusión
Saber qué son las expensas no solo te ayuda a evitar pagar de más, sino a entender cómo funciona tu edificio. Después de dos décadas administrando consorcios, te aseguramos que la diferencia entre una comunidad tranquila y una llena de conflictos muchas veces está en algo tan simple como una liquidación clara, bien explicada y transparente.
Mientras más entiendas lo que pagás, más control tenés sobre tu edificio… y sobre tu tranquilidad.
