Las liquidaciones de expensas a veces pueden ser complicadas de entender, pero no te preocupes que nosotros te explicamos cómo entenderlas fácilmente.

Modelo de una liquidación de expensas
Modelo de liquidación de expensas

Antes de meternos de lleno y explicarte cómo entender de una manera que no puede fallar una liquidación de gastos de cualquier edificio de propiedad horizontal de la Argentina, tenemos que aclarar que vamos a utilizar una liquidación de la Ciudad de Buenos Aires. Despues de leer este post vas a entender como se liquidan las expensas de un edificio.

Esto más que nada es porque es el territorio del país donde hay más regulaciones en cuanto al formato que en el resto del país, pero sin lugar a dudas lo que aprendan acá lo pueden trasladar a cualquier liquidación de expensas de cualquier consorcio.

Dicho esto, ahora nosotros te preguntamos: ¿sabes lo que es una liquidación de expensas? Porque es necesario saber lo que es, y sino lo sabes te lo decimos: una liquidacion de expensas es donde vas a encontrar todos los gastos del edificio, la plata que tiene y lo que van a pagar los departamentos para recuperar lo gastado.

una liquidacion de expensas es donde vas a encontrar todos los gastos del edificio, la plata que tiene y lo que van a pagar los departamentos

El diseño lo vamos a partir en 3. Por un lado vamos a ver en detalle la parte de la liquidación donde figuran todos los gastos del edificio. Luego vamos a ver el sector donde se detalla la evolución de la plata del consorcio y por último el listado de prorrateo que es la sección que detalla lo que va a pagar cada unidad funcional.

Para que se entiendan algunas cuestiones relacionadas al por qué del diseño de la liquidación, tenemos que mencionar que en la Ciudad de Buenos Aires, en el año 2012, se reglamenta un modelo único para todas las liquidaciones de expensas de la ciudad.

Estas resoluciones son conocidas como Expensas Claras, que no sólo habla del formato del detalle de gastos, sino también detalla nuevas obligaciones para el administrador de consorcios que tiene que cumplir con el edificio. Una de ellas es la disponibilidad en formato digital de todos los comprobantes de la liquidación para quien lo solicite.

En los años 2013 y 2014 se publicaron nuevas disposiciones que agregan cambios en ciertos puntos a Expensas Claras, uno de los más importante es la personalización de la liquidación para cada unidad funcional del edificio.

Primera parte del modelo de liquidacion de expensas

Primera parte de una liquidación de expensas
Encabezado de una liquidación

Lo primero que vamos a ver en cuanto nos llega son los datos del administrador y del propietario del departamento, no del inquilino. Recuerden que siempre figuran los datos del propietario. También en este sector se ven los datos del consorcio y clave del SUTERH. Todos estos tienen que figurar en una liquidación de la C.A.B.A., son obligatorios.

Más abajo pasamos a los detalles de gastos del edificio divididos en distintos rubros:

Parte de los sector de los gastos de la liquidación de expensas
Los distintos tipos de gastos de una liquidación
  1. Detalle de sueldos
  2. Cargas sociales
  3. Servicios
  4. Abonos
  5. Reparaciones en partes comunes
  6. Reparaciones en unidades funcionales
  7. Gastos bancarios
  8. Artículos de limpieza
  9. Gastos administración del consorcio
  10. Seguros
  11. Otros

Recordá que todo lo que veamos acá es obligatorio para la Ciudad de Buenos Aires.

La longitud de esta primer hoja va a variar dependiendo de la cantidad de gastos que haya en la liquidación. Esto también varía si el consorcio tiene muchas unidades funcionales o pocas. Pero el modelo de liquidación de expensas es igual para todos los tamaños de edificios.

Los cuadros de caja de la liquidación

Cuadros del saldo de una liquidación de expensas
Los cuadros de una liquidación de gastos

Después del detalle de lo que se gastó en el mes, vienen los cuadros que forman el saldo de caja del edificio que en principio son tres, pero puede haber varios más en caso de que el edificio lo solicite para diferenciar los destinos de su dinero.

El saldo de caja

Saldo de caja de una liquidación
Saldo de caja de una liquidación de expensas

Este es el cuadro raíz de la liquidación. Se comienza con un saldo de arrastre, se le suma la plata que pagaron las unidades funcionales (lo correspondiente del mes, deudas atrasadas o intereses), se le resta lo que se gastó (que debería coincidir con el detalle de gastos) y listo. Son sumas y restas, nada más.

¿Se puede complicar? Sí, se puede complicar. En este cuadro podemos agregar gastos que no querramos que se prorrateen, transferencias de pago de expensas sin identificar, etc. Pero no dejan de ser sumas y restas.

Movimientos bancarios

Movimientos bancarios del consorcio en una liquidación de expensas
Movimientos bancarios del consorcio

En este cuadro se tienen que ver reflejados los movimientos de la cuenta bancaria a nombre del consorcio. El cómo se detalla va a depender de lo que quiera el consorcio o el gusto del administrador del edificio. Pero básicamente la estructura es la misma que en el anterior:

  • Saldo de arrastre
  • Ingresos
  • Egresos
  • Saldo final del mes

El cuadro del saldo de caja tiene que coincidir con el bancario. Que a su vez el saldo final de éste tiene que coincidir con algún corte del extracto real del banco. Puede no coincidir y eso no significa que esté mal, siempre y cuando esté justificado.

Por ejemplo: supongamos que se cerró la liquidación y se le hizo una transferencia a un proveedor para el anticipo de un trabajo super urgente. El gasto se podría pasar en la liquidación y darlo como pagado por una cuestión de orden o lo que fuera, pero la salida todavía no esta reflejada en el extracto bancario.

Esto puede pasar por varios motivos: demoras en el impacto de la transferencia por problemas técnicos del banco, horario en que se realizó la transferencia y otros más que se escapan al conocimiento que podamos tener sobre cómo funciona el banco internamente.

El estado patrimonial del edificio

Estado patrimonial del edificio en una liquidación de expensas
El estado patrimonial del edificio en una liquidación

Este cuadro puede ser el más confuso de todos, pero seguimos sosteniendo que todos estos cuadros son sumas y restas. El mareo puede venir de los conceptos, no en otra cosa.

El inicio del cuadro no es similar a los dos anteriores. Acá partimos del saldo final del cuadro de saldo de caja de la presente liquidación. Entonces, si el saldo de ese cuadro finalizó en $ 10.000.-, el saldo inicial del cuadro de estado patrimonial arranca en $10.000.-

Luego le sumamos la plata que entraría al edificio si todas las unidades pagaran todo, incluyendo las que adeudan expensas. Por último le restamos los gastos que se pagarían y este punto es el que más confusión trae a este cuadro: ¿que ponemos bajo este concepto?

Si nos ponemos super estrictos, acá deberíamos poner absolutamente todos los gastos que el consorcio está comprometido a pagar: abonos restantes, saldos de trabajos, restantes de cuotas de moratorias, saldos de contratos comprometidos por el consorcio, etc.

Esto es algo que en la práctica no se ve, por lo general solo vas a ver el saldo inicial, lo que debería entrar y listo. Tal vez dentro de las restas podes encontrar alguna moratoria de AFIP o cuotas faltantes de algún trabajo muy grande del que se haya firmado un contrato. Pero en línea general, este cuadro no le dan la importancia que tal vez debería tener.

Otros cuadros de la liquidación de expensas

Otros cuadros de la liquidación
Otros cuadros que pueden haber en una liquidación de expensas

Por supuesto que a estos tres cuadros podríamos agregarles más cuadros. Te podés encontrar con un cuadro que se creó para separar una plata destinada para algún trabajo específico o para pagar la indemnización de algún empleado del consorcio.

Pero el principio básico es el mismo que los otros tres:

  • Saldo inicial
  • Ingreso
  • Egreso
  • Saldo final

Lo que sí tenés que controlar es que la sumatoria de los cuadros de saldo de caja y los cuadros adicionales, tienen que coincidir con el cuadro bancario. De esa manera te aseguras de que, si el administrador es honesto, la plata que tiene tu edificio matemáticamente está bien.

Y resaltamos esto de “matemáticamente” porque los números pueden dar, pero cuando hay una auditoria no dan. Y acá entran otros factores a tomar en cuenta como los que mencionamos en párrafos anteriores sobre gastos pasados en la liquidación pero no debitados del banco, por ejemplo.

El listado de prorrateo de la liquidación de expensas

La última parte de una liquidación de expensas es el listado de prorrateo, donde vamos a ver cuánto tiene que pagar cada unidad funcional por la expensa del mes y lo que adeuda.

Cuadro de prorrateo de la liquidación
Cuadro de prorrateo

Para realizar el cálculo hay que tomar el importe que se quiere recaudar y multiplicarlo por el porcentual que indica el reglamento, a esto podríamos definirlo como liquidar las expensas. Este porcentual surge de los metros cuadrados que tenga la unidad funcional y está efectuado por un agrimensor que tomó las medidas de todo el edificio y sus sectores al momento de construir el mismo.

¿Cuál es el importe a recaudar o prorratear?

Este importe pueden ser surgir de dos maneras de acuerdo a como se liquidan las expensas:

  • Total de gastos efectuados en el mes
  • Importe arbitrariamente seleccionado de acuerdo a gastos a efectuar

Los gastos ya pagados

La primera es sencilla de explicar porque es básicamente recuperar lo que se gastó en el mes. Es decir, el consorcio gastó $ 25.000.-, se pone el cobro o se prorratea $ 25.000.-

La contra que hay con esta forma de recaudar o mejor dicho, calcular lo que se va a recaudar con la liquidación de expensas, es que no se incrementa la caja o la plata que tiene el consorcio.

Recaudar un importe estipulado

La segunda puede tener un fundamento más complejo desde el punto de vista del cálculo. Se puede estipular, por ejemplo, que un edificio tiene planeado realizar una refacción muy grande y por lo tanto tiene que juntar la plata. Entonces se puede determinar que mensualmente se necesita X cantidad de dinero para cubrir no sólo lo que gasta en el mes, sino también contemplar ese dinero que necesita juntar.

En estos casos en conveniente de que haya una asamblea que estipule un presupuesto anual en donde se puede poner un piso para que el consorcio no se desfinancie. Porque créannos que es muy fácil llegar a la situación de que un edificio no tenga fondos para afrontar lo más básico como pagar el sueldo del encargado.

Aunque hay casos de que no es posible estipular un presupuesto anual (esto sucede en la mayoría de los consorcios) debido a la volatilidad que puede haber en un mes, lo mejor que se puede hacer es dejar asentado en una asamblea extraordinaria el importe a recaudar por mes para ese trabajo específico.

Listo

Y listo. Ya con toda esta información vas a poder entender una liquidación de expensas de cualquier consorcio de la Argentina. Cualquier administración de consorcios debería tener una liquidación clara y que coincida con el extracto bancario para evitar dudas y confusiones.

De esa manera nos gusta trabajar a nosotros 😉

10 COMENTARIOS

    • Hola, Guillermo.
      Hay conceptos que son muy propios de las liquidaciones de cada consorcio, como puede ser ese ítem que mencionas. Deberías preguntarle al administrador de tu edificio qué es exactamente eso, y está obligado a explicarlo. Mientras más clara la expensa, menos dudas.

      Saludos y gracias por comentar.

  1. holas, buenas tardes}
    como se calcula el prorrateo del porcentaje de expensas?
    es mi porcentual que dice en la escritura?
    porque si deben sumarse la vivienda del encargado o los metros comunes para llegar al 100% el numero cambia.
    muchas gracias desde ya y saludos

    • Hola, Paloma.

      El cálculo de los porcentuales lo efectúa un agrimensor cuando se redacta el reglamento, que lo hace la constructora del edificio, y por lo general se basa en los metros cuadrados de los departamentos, aunque no siempre es así.
      El porcentual que corresponde a tu unidad lo encontrás en el Reglamento de Propiedad Horizontal del consorcio (nosotros, por ejemplo, hacemos un sitio web exclusivo para el edificio y ponemos todo digitalizado ahí, inclusive el reglamento. Si entras acá, tenés un ejemplo). Rara vez en la escritura figure el porcentual de la unidad, lo que no quita que en tu caso figure. Pero toda liquidacion de expensas y el calculo para el prorrateo de la misma, se va a basar en los porcentuales que figuren en Reglamento y no en las escrituras.
      En relación a la vivienda del encargado, la misma no se toma en cuenta a la hora de calcular los porcentuales de las unidades que van a pagar las expensas porque es una parte común del consorcio, no es una unidad funcional más.
      Entrar en un detalle sobre cómo el agrimensor realiza el cálculo y en base a qué, ya nos excede, y honestamente no tenemos una respuesta para darte en ese sentido, más allá de que lo consultes con un profesional para saber cómo lo realiza.

      Muchas gracias por comentar, Paloma. Y no dudes en ponerte en contacto con nosotros por cualquier consulta.

  2. Hola: Si tenemos un plazo fijo, en qué cuadro debe aparecer el capital y los intereses? Si al momento de hacer la renovación del plazo fijo, se hace sólo por el capital, dónde debe figurar el monto del los intereses resultantes del plazo fijo que venció?
    Saludos.

    • Hola, Mirta.
      Deberían tener un cuadro separado donde muestre los movimientos del plazo fijo y si evolución cada vez que se renueva. Si al momento de la renovación hace el paso de los intereses a la cuenta corriente, se debería de reflejado en el cuadro de movimientos bancarios y el cuadro creado para el plazo fijo.
      O sea, los intereses figurarian en negativo en el cuadro de plazo fijo (como una salida) y en positivo en cuadro de movimientos bancarios (una entrada).

      ¡Saludos y gracias por comentar!

  3. Buen dia, en donde vivo las expensas dicen “DETALLE DE EGRESOS AL 28/02/2021” y un importe. Y más abajo dice “PRESUPUESTO A PRORRATEAR EXPENSAS MARZO 2021” y dice otro importe y otros gastos. No entiendo que listado de gastos es el que estoy abonando ahora en marzo, si el que dice egresos o el que dice presupuesto a prorratear.

    • Hola, Paula.
      Por lo que entendemos de lo que nos contás, lo que vas a pagar es el importe de “Presupuesto a prorratear…”, porque la palabra “prorratear” significa dividir entre todos de acuerdo al porcentual de cada unidad.
      Podes confirmar esto tomando ese importe y divirlo por el % de tu unidad. Por ejemplo: $ 10.000 x tu porcentual divido 100.

      Saludos y no dejes de ponerte en contacto por cualquier duda que tengas.

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