Traspaso de administración de consorcio

¿Se va el administrador de tu edificio y no sabes si lo que entrego está bien? No te preocupes porque te vamos a contar lo que tenes que tener en cuenta a la hora del traspaso de la administración del consorcio.

En muchos casos, al momento de que se va un administrador, ya sea porque el consorcio en asamblea decidió que era hora de un cambio o porque simplemente el administrador renunció, el traspaso de la documentación no siempre se hace de la manera más ordenada y en muchos casos se pierden libros que son fundamentales para el día a día del edificio.

Si bien el traspaso de administración en sí incluyen a dos administradores y el nuevo administrador tiene que presentar el acta en la que es designado, y esa acta tiene que estar protocolizada ante un Escribano/a, vamos a centrarnos más en la entrega de documentación y qué elementos tienen que estar en ella.

Porque muchas veces pasa que un administrador se va del consorcio, o es el mismo edificio que elige remover al administrador, y en el apuro después se preguntan entre los propietarios: ¿Qué tiene que entregar?. Entonces la idea de este post es ayudar y dar una guía, o un camino, sobre algunos puntos.

Que no puede faltar en cualquier traspaso de administración.

Libro de Actas, Libro de Sueldos y Reglamento.

Hay tres cosas fundamentales que no pueden faltar a la hora del traspaso de documentación entre una administración a otra o de una administración a un consejo de propietarios del edificio:

• El libro de actas
• El libro de sueldos
• El Reglamento de Propiedad Horizontal

Sin dos de esos tres elementos muchos de los tramites que se tienen que hacer luego se pueden complicar muchísimo. Desde asociar la clave fiscal de AFIP (para presentar el F931 de cargas sociales de los empleados del edificio) hasta dar de baja al administrador saliente y registrar nuevas firmas en el banco donde el consorcio tenga la cuenta corriente radicada, que son tramites relativamente sencillos, pueden dejar de serlo sin estos elementos.

Los seguros.

Otros elementos que sería ideal que estén son las pólizas de seguro con las que cuenta el consorcio. En principio tienen que tener la de Seguro Integral (seguro obligatorio que tiene que sacar el administrador), pólizas de ART, Seguro de Vida Obligatorio, y toda póliza de relevancia para el edificio que se pudiera haber contratado.

El libro de caja o administración del consorcio.

El Libro de Administración (o Diario o Caja), es unos de los libros obligatorios a nivel nacional con los que tiene que contar el edificio, en donde se vuelcan todos los movimientos contables del edificio. O sea, toda salida o todo ingreso tiene que estar reflejado en este libro.

Documentación del personal del consorcio

También tiene que hacer entrega de todos los recibos de sueldos cobrados firmados por el empleado, esto para evitar futuros reclamos al consorcio por haberes no cobrados. Al tener copia firmada de que lo cobro, es fácil demostrarlo y de esta manera el consorcio se evitaría un posible problema.

Otra documentación importe a entregar son los formularios F931 con sus respectivas presentación y comprobantes de pago. Aunque hoy, y por suerte, es fácil verificar desde el sitio de la AFIP si hay periodos sin pagar, sin presentar o ambos casos.

La rendición de cuentas.

Todo administrador está obligado a realizar una rendición de cuentas cuando se va del edificio, que es presentar todos los comprobantes desde la ultima rendición efectuada, la que tendría que haber sido en la última asamblea ordinaria. Obviamente todo lo rendido tiene que coincidir con lo que efectivamente figuro en las liquidaciones de expensas.

Otra documentación, pero no menos importante.

Comprobantes respaldatorios.

Si bien estamos en el 2020 y ya todos los administradores deberíamos tener un espacio en la nube donde todos los comprobantes de las liquidaciones estén digitalizados, son más todavía los administradores que tienen un resguardo físico de los mismos. Estos comprobantes son propiedad del consorcio y tienen que entregarlos.

Expedientes de juicios del consorcio.

Cualquier documentación relacionada a juicios en el que el consorcio haya formado parte, tanto como parte actora (que el consorcio haya iniciado el juicio) o parte demandada (que le hayan hecho un juicio al consorcio), tienen también que ser entregada en el traspaso de administración.

Numero de expediente, juzgado interviniente, nombres de abogados con sus respectivos datos de contacto, es algo que puede simplificar mucho a la hora de continuar con el juicio o averiguar si todo esta en orden para no encontrarse con ninguna sorpresa.

Mientras más documentación entregue, mejor.

Siempre es mejor que entregue documentación de más a que falte algo. Pero lo mencionado más arriba es fundamental para el funcionamiento correcto del consorcio y es algo que cualquier propietario le puede pedir al nuevo administrador, o al consejo de propietarios o propietario que este tomando la posta, que lo muestre e informe al resto del edificio.

No tengan miedo de comentar cualquier duda que tengan al respecto de este post que las vamos a estar contestando todas, sin ningún tipo de compromiso, o simplemente se pueden poner en contacto con nosotros.